Relancer une facture impayée : la méthode pas à pas

Plus un impayé vieillit, moins il a de chances d’être réglé. Un client qui reçoit un rappel dans la semaine qui suit l’échéance paie le plus souvent sans discuter ; un client qu’on laisse tranquille deux mois a déjà classé la facture parmi celles qui peuvent attendre. Relancer n’est pas agressif : c’est normal, et attendu, entre professionnels.

1. J+3 — Le rappel cordial. Un email bref et courtois : la facture a pu être oubliée ou égarée. On demande simplement le règlement, ou la date du paiement s’il a déjà eu lieu.
2. J+15 — La relance ferme. Le ton se fait plus net. On rappelle le nombre de jours de retard, les pénalités qui courent et l’indemnité forfaitaire, et on demande une date de paiement.
3. J+30 — La dernière relance. Par email, et idéalement par SMS ou téléphone. On chiffre la somme totale exigible et on annonce la mise en demeure à défaut de paiement.
4. J+45 — La mise en demeure. Un courrier formel, en recommandé avec accusé de réception, qui somme le client de payer dans un délai précis. Il clôt la phase amiable.

Les textes des trois premières étapes sont disponibles dans nos modèles de lettre de relance, et le contenu de la dernière dans le guide de la mise en demeure.

Entre professionnels, dès le lendemain de l’échéance et sans avoir à les demander :

• des pénalités de retard, au taux prévu par vos conditions générales ou, à défaut, au taux légal (12,4 % par an actuellement), calculées au prorata des jours de retard ;
• une indemnité forfaitaire de 40,00 € pour frais de recouvrement, par facture.

Calculez le montant exact avec le calculateur de pénalités de retard, et voyez les règles de l’indemnité de 40 €.

Sauf accord contraire, une facture entre professionnels se paie dans les 30 jours suivant la réception de la marchandise ou l’exécution de la prestation. Un délai plus long peut être convenu, dans la limite de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois si cela est expressément prévu. Au-delà, le retard commence. Voir les délais de paiement en détail.

1. Relancez à dates fixes, sans attendre d’être à court de trésorerie.
2. Joignez toujours la facture : le client ne doit rien avoir à chercher.
3. Écrivez au service qui paie, pas seulement à la personne qui a commandé.
4. Demandez une date de paiement précise plutôt qu’un « dès que possible ».
5. Gardez une trace de chaque envoi : elle compte si la créance est contestée.

Tenir ce calendrier à la main pour chaque facture est fastidieux, et c’est précisément ce qu’on oublie quand l’activité s’accélère. Frimindly envoie chaque relance à la bonne date, au nom de votre entreprise, avec les pénalités calculées au jour près, et prépare la mise en demeure. Vous êtes en copie de chaque message, et le client vous répond directement.